12 puntos que debes de verificar antes de enviar un correo electrónico.

Son muchas las ocasiones en que un correo electrónico termina generando un malentendido; pudiera decirse que todos, en algún momento, nos hemos vimos inmersos en esa desagradable situación.

La gran mayoría de esos malentendidos pueden evitarse y para ayudarte en ese aspecto, a continuación te ofrecemos una serie de consejos que te van a asegurar que tu correo electrónico sea recibido, leído y percibido, con la significación deseada por el destinatario previsto.

1.- Asegúrate que tu correo electrónico incluya un saludo cortés y cierre. Aunque muchos piensan que se trata de algo anticuado, estos detalles ayudan a que tus correos sean bien entendidos.

2.- Ya sea que se trate de un correo personal o profesional, dirígete a tu contacto con el nivel de formalidad adecuado y asegúrate de deletrear su nombre correctamente.

3.- La revisión ortográfica es importante; en este punto resalta el buen uso de los signos de puntuación, lo que refleja que eres una persona que puede comunicarse claramente con la palabra escrita. Los correos electrónicos con errores tipográficos desdibujan la imagen de la persona y se prestan a confusiones.

4.- Verifica el asunto; se trata de la primera parte del correo electrónico que verá el destinatario, por lo que es vital que capte su atención y les dé una buena idea del propósito de tu correo electrónico. Enviar emails con el asunto incorrecto o con una línea de asunto que contenga errores tipográficos o gramaticales, puede disminuir la tasa de apertura del correo y perjudicar tu credibilidad.

5.- Antes de enviarlo, lee el texto del correo en voz alta para asegurarte de que el tono sea el que deseas.

6.- En cuanto a la redacción, asegúrate de incluir todos los detalles relevantes. Las generalidades muchas veces pueden causar imprecisiones.

7.- Si al momento de redactar el correo electrónico tienes una carga emocional, es mejor que te alejes de la computadora y esperes para responder hasta que los ánimos se calmen. Revisa nuevamente el correo electrónico del remitente para asegurarte que no estás haciendo una interpretación equivocada.

8.- Si el correo incluye enlaces, comprueba que todos funcionen correctamente antes de enviarlo. Los enlaces rotos evitarán que el destinatario pueda acceder a su contenido y en consecuencia perderse parte de la información.

9.- Un porcentaje cada vez mayor de correos electrónicos son leídos en dispositivos móviles. Asegúrate de enviar copias de prueba del correo electrónico a estos dispositivos para verificar que todo se vea como lo deseas.

10.- Si envías archivos adjuntos, revisa el tamaño y el formato del archivo para asegurarte de no engullir innecesariamente el ancho de banda del otro lado y de que tienen el software necesario para ver el archivo.

11.- Abstente de utilizar la función Responder a todos lo que muchas veces hace que envíes correos a personas que no están interesadas en esa información. En la mayoría de los casos, responde sólo al remitente.

12.- Haz una última comprobación de que la dirección o las direcciones visibles en el campo Para: son aquellas a las que deseas enviar la información.

Fuente: Tekcrispy – Jhoanell Angulo